Als het over interne communicatie gaat dan gaat over het algemeen vooral over intranet. Bij veel organisaties komt intranet lastig van de grond, vaak is het in de loop der tijd verworden tot een wildgroei aan documenten, pagina’s en verschillende systemen.  Een logische oplossing lijkt een herontwerp van het intranet en wellicht de aanschaf van een nieuw (user centered)systeem. Dit lost echter het probleem maar gedeeltelijk op.

Een intranet kan heel gebruiksvriendelijk zijn maar als de inhoud niet relevant is voor de medewerkers dan wordt het nog steeds niet goed gebruikt.  Hoe zorg je er dan voor dat je intranet wel relevant wordt? Hoe zorg je ervoor dat je intranet niet alleen bruikbaar is maar ook nuttig? Laat ik bij het begin beginnen.

In mijn ogen moet een intranet de volgende betekenis hebben voor een organisatie:

Een intranet heeft als doel om de werkorganisatie te informeren, faciliteren en stimuleren om daardoor efficiënter, productiever en innovatiever te werken.

Als je een intranet goed wilt opzetten dien je een afdeling (waarschijnlijk de communicatie afdeling) verantwoordelijk te maken en dient er een visie ontwikkeld te worden op alle rollen die het intranet speelt binnen de organisatie.

Het intranet heeft in de kern vier rollen:

Informatie: Bewaarplaats voor documenten
Communiceren: Corporate nieuws / weblogs
Samenwerken:  wikis en andere tools
Activeren: urenregistratie/boeken vergaderzaal

Het optimaal benutten van iedere rol hangt sterk samen met de infrastructuur van een organisatie en ook de organisatiestructuur en –cultuur zijn belangrijk.  Organisaties met een flexibele structuur vergen een andere aanpak dan organisatie met een formele of hiërarchische structuur.  Vaak zie je dat organisaties het intranet vooral gebruiken als informatieopslag en communicatie tool. De uitdaging is om zowel de organisatiebelangen (diensten, informatie) als ook het corporate belang (strategie, cultuur, corporate informatie) in het oog te houden.

Klinkt allemaal leuk op papier maar hoe werkt dit dan in de praktijk? Hoe kun je medewerkers stimuleren om het intranet te gebruiken en hoe kun je de bereidheid verhogen om kennis te delen en samen te werken.

Bedrijfsprocessen als activiteiten op intranet
Als eerste kun je in kaart te brengen welke bedrijfsprocessen er zijn die je ook via het intranet zou kunnen laten verlopen. Urenregistratie, het boeken van een vergaderzaal, het inzien van elkaars agenda en ga zo maar door. Vaak zijn er wel systemen voor maar zijn deze niet of slecht gekoppeld met het intranet. Als dit soort activiteiten via het intranet verlopen dan is het belang van een medewerker om naar het intranet te gaan al een stuk hoger.

Let wel op dat het wel allemaal functioneel moet zijn dus geen nieuwe systemen verzinnen met het doel om mensen naar het intranet te krijgen. Over het algemeen heeft iedereen het druk en je kunt dus beter voorkomen dat nieuwe activiteiten nog meer tijd in beslag nemen, sterker nog er moet gestreefd worden om het allemaal sneller en makkelijker te laten verlopen dan voorheen.

Samenwerking bevorderen via intranet
Intranet is ook een uitstekende tool om medewerkers informatie met elkaar te laten uitwisselen en te laten samenwerken. Om erachter te komen hoe je dit kunt faciliteren zul je moeten onderzoeken hoe er nu samengewerkt wordt en ook wie er met elkaar samenwerken. Vervolgens kun je bekijken of de samenwerking via het intranet efficiënter kan verlopen door middelen in te zetten die het samenwerken ondersteunen zoals wikis, versiebeheer, instant messaging, rating systemen, tagging en ga zo maar door. Hou hierbij ook rekening met de kennis van de medewerkers en de bereidheid om van dit soort tools gebruik te maken, het moet echt een toegevoegde waarde hebben.

Succesfactoren
Het integreren van een intranet is een lang traject en het is erg belangrijk dat het bestuur of de directie het eens is met de te varen koers.
Maak zoveel mogelijk meetbaar, dit is ook weer van belang voor het enthousiasme van de directie en je kunt hierdoor zelf ook beter je koers bepalen.
Zoek ambassadeurs, mensen die het leuk vinden om te schrijven en ook andere mensen enthousiast maken om het intranet te gebruiken.
Zorg dat andere systemen urenregistratie, agenda’s etc. enkel bereikbaar zijn via het intranet.

De komende periode zal ik regelmatig over interne communicatie gaan schrijven waarbij ik, ter inspiratie, succesvolle cases en interessante nieuwe middelen behandel.

No related posts.

Het jaarverslag is misschien wel het meest statische document dat er bestaat in de communicatiemix van een organisatie. Het document heeft immers als doel om een verantwoording te geven over het afgelopen jaar, het is een momentopname, een foto in het leven van een organisatie. Het is dan ook ieder jaar weer worstelen met de vraag hoe je dit jaar de informatie op een leuke manier naar aandeelhouders en andere belanghebbenden kunt communiceren, helemaal nu blijkt dat het traditionele idee van een jaarverslag niet meer voldoende is.

Voor organisaties wordt transparantie steeds belangrijker, je wilt immers betrouwbaar overkomen op je achterban en het jaarverslag speelt daar, als verantwoordingsdocument, een belangrijke rol in. De lezers, vaak de analisten, pers, beleggers of leden blijven zo mooi op de hoogte van het jaarlijkse reilen en zeilen van de onderneming. Er valt echter veel meer te maken van een jaarverslag. Naast de financiële verslaglegging kun je ook aandacht geven aan de strategie en de visie van de organisatie en daarmee laten zien op welke manier de organisatie zich verankert heeft in de samenleving.

Niet enkel die transparante bedrijfsvoering maar ook de ambitie en energie van de organisatie zijn belangrijk om mee te nemen in het verslag het geeft het jaarverslag een dimensie die past bij een gezonde organisatie die trots is op haar verleden maar met een scherp oog kijkt naar de toekomst.

Online communicatie kan een grote rol spelen om het jaarverslag tot leven te brengen. Steeds meer organisatie laten bijvoorbeeld naast de gedrukte versie ook een PDF maken van het jaarverslag. Een PDF heeft als voordeel dat het een stuk goedkoper is en beter voor het milieu want je bespaart er kilo’s papier mee. Het nadeel van een PDF is dat het lastiger leest, je hebt minder gevoel en overzicht dan bij een gedrukte versie.

Met de huidige online communicatie mogelijkheden is er echter veel mogelijk. Op basis van de geaccordeerde informatie kun je een online jaarverslag ontwikkelen met mogelijkheden en functionaliteiten die je bij een gedrukte versie niet hebt.

Hieronder, ter inspiratie, voorbeelden van organisaties die de mogelijkheden van het online jaarverslag verkennen als tool om je organisatiestrategie tot leven te brengen.

No related posts.

Voor marketeers biedt dit mogelijkheden om een product te verkopen door bijvoorbeeld reclame te maken voordat de uitzending begint of een banner te plaatsen onder de uitzending. Het commerciële voordeel van online televisie in vergelijking met normale televisie is dat dit goed meetbaar is omdat je precies weet hoeveel kijkers een uitzending heeft en dat internetters een actievere houding hebben als ze een uitzending bekijken; internetter zitten rechtop televisiekijkers leunen achteruit.

De online ontwikkelingen bieden echter meer mogelijkheden dan deze “traditionele” vorm van reclame maken. Een reclamefilmpje of een banner zorgt nog steeds dat de ruimte of tijd beperkt is om je boodschap over te brengen en dat terwijl internet een uitstekend communicatiemiddel is waar je juist niet beperkt wordt door uitzendtijd.

Waarom je product linken aan een uitzending terwijl je ook een uitzending om je product heen kunt bouwen? Waarom geen verhaal schrijven waar je product perfect naar voren komt? Denk aan Easy Rider, niet alleen een road movie maar ook de perfecte film om het gevoel van Harley Davidson over te brengen. Nu valt er natuurlijk niet over ieder product een fantastisch verhaal te maken maar in sommige gevallen kom je met een beetje creativiteit een heel eind.

Een verhaal om je product heen bouwen biedt nieuwe mogelijkheden. De kracht van een goed verhaal is dat het onthouden wordt en, wellicht nog belangrijker, doorverteld. Als het bedrijfsleven dit omarmt dan ontstaat er een nieuwe vorm van vermaak; interactive branded entertainment. Hieronder, ter inspiratie, een overzicht van bedrijven die hier al druk mee experimenteren.

No related posts.

Sociale media is niet hetzelfde als interactieve media want bij sociale media staat interactie tussen gebruikers centraal en bij interactieve media praat je over interactie tussen mens en computer. De mens is van nature geneigd om te leven in groepen en het is dus niet verbazingwekkend dat men online ook op zoek gaat naar gelijkgestemden. Voorbeelden van succesvolle sociale media zijn Youtube, Flickr, Facebook en in Nederland Hyves.

Het sterke punt van sociale media websites is dat de inhoud wordt verzorgd door de gebruikers. De inhoud wordt daardoor continue uitgebreid en er ontstaat voor ieder wat wils. Binnen succesvolle sites zie je niches ontstaan zoals Youtube kanalen, Flickr groups of Hyves.  Deze groepen richten zich op een specifiek thema of onderwerp binnen het geheel.

Al die kleine niches bij elkaar zorgen voor een enorm informatieaanbod, iets wat ook wel the Long Tail genoemd wordt. De websites zijn zeer populair maar toch is er uiteindelijk maar een kleine groep mensen die voor de content zorgt, een iets grotere groep plaatst weer een reactie of categoriseert informatie maar het gros van de bezoekers observeert. Forrester heeft een mooi model ontwikkeld om aan te geven wat de verschillende treden zijn op de participatie ladder binnen sociale media sites.

Bovenstaand model wordt nog een stuk interessanter als we het in verschillende leeftijdsgroepen uitsplitsen.

Vooral binnen de jongere generaties zijn veel creators actief dit is de groep die de filmpjes upload, de foto’s plaatst of de weblogs schrijft. Creators zijn in de meeste gevallen ook critic want de meeste webloggers reageren ook weer op blogs van anderen. Bij critics kun je ook denken aan mensen die een boekrecensie op bol.com of een reisverslag op vakantiereiswijzer.nl schrijven.

De collectors is weer een aparte groep, dit zijn de mensen die informatie labelen (taggen) of zich abonneren op RSS feeds. Ook social bookmarking websites zoals Digg, Stumbleupon of del.icio.us zijn hier voorbeelden van. De collectors zorgen er als het ware voor dat informatie online gestructureerd wordt.

De joiners zijn vooral actief op social networking sites zoals Hyves, Myspace en Facebook. Joiners leggen verbindingen met andere gebruikers en verzamelen online content om zich te profileren.  De groep die zich liever niet profileert noemen we spectators, zij lezen wel blogs en bekijken videos maar doen dit anoniem.

Wat er nog overblijft zijn de inactives, deze groep kent geen sociale media activiteiten. Met name bij de oudere generaties is deze groep groot. De interesse om te participeren is er zeker maar het ontbreekt domweg nog aan relevante websites voor die groep.

De onderstroom
Als je de trends en ontwikkeling van de afgelopen jaren volgt dan zie je dat internetters langzaam de participatie ladder beklimmen.  Het is de verwachting dat het gebruik van sociale media-technologieën binnen organisaties alleen maar zal toenemen. Doordat nieuwe generaties medewerkers steeds beter bekend zijn met sociale media, zal de drempel lager worden om het ook op zakelijk niveau toe te passen. De exacte cijfers van deze beweging zijn minder belangrijk, het gaat om de onderstroom. Door al deze participerende internetters verandert de maatschappij en de manier waarop we met elkaar communiceren, iets waar je als communicatie- of marketing deskundige gebruik van kunt maken.

Sociaal technologisch denken
De meeste organisaties hebben goed zicht op de doelgroep en hun behoeftes maar houden liever de regie in handen. Het gebruik maken van sociale media blijft daardoor vaak beperkt tot het plaatsen van een banner terwijl de mogelijkheden zoveel groter zijn. Het is inderdaad zo dat je via sociale media een deel van de regie uit handen geeft maar daar ligt ook juist de uitdaging. Het is een mogelijkheid om direct met je doelgroep in contact te komen, een manier om nieuwe inzichten en ideeën op te doen.

De mens is het uitgangspunt, bedenk op welke manier mensen binnen je organisatie kunnen participeren, niet alleen op korte termijn maar bedenk ook hoe dit er op de lange termijn uit zou kunnen zien. De spectators van vandaag zijn de creators van morgen.

Analyseer ook het sociaal technografisch profiel van je doelgroep. Wat gebeurt er op dit moment op je website, wat gebeurt er op websites van concurrenten. Probeer te achterhalen op welke manier je doelgroep actief is, lees weblogs die gelezen worden door je doelgroep maar bekijk ook op welke manier ze actief zijn op netwerksites.

Bedenk wel, het draait niet om jouw organisatie. Je bent onderdeel van een netwerk waarin je jezelf kunt onderscheiden door gebruik te maken van de kracht van je organisatie. In veel gevallen hoef je de acties niet op je eigen website te laten plaats vinden. Kijk bijvoorbeeld hoe je de verschillende groepen van dienst kunt zijn. Je kunt creators helpen door bijvoorbeeld als gastblogger op een website op te treden, de critics kun je bijvoorbeeld door sampling bereiken en de joiners door actief te zijn op netwerksites. Kijk bijvoorbeeld hoe Nike gebruik maakt van myspace.

Wanneer je participatie op je eigen website wilt bevorderen begin dan laagdrempelig, wees ambitieus maar hou het simpel. Het is gemakkelijker om bezoekers eerst te vragen als critic op te treden door bijvoorbeeld op een stelling te reageren. Je kunt niet verwachten dat creators vanaf de eerste dag in de rij staan om artikelen te schrijven. Gebruik de participatie ladder hierbij als uitgangspunt.

Als je aan de slag wilt met sociale media technologieën, bedenk dan wel dat het een traject is van trial and error en je moet beschikken over geduld en een lange adem. Het gaat om het opbouwen van relaties met personen en dat kost nu eenmaal tijd. Op de langer termijn zal het echter leiden tot een grotere betrokkenheid van je doelgroep en biedt het vele nieuwe mogelijkheden voor bijvoorbeeld personeelswerving, productiviteit en loyaliteit.

No related posts.

Online communicatie en marketing vergt een andere strategie dan de conventionele aanpak die de meeste organisaties gewend zijn. Neem bijvoorbeeld deze weblog, volgens de conventionele manier had ik eigenlijk eerst een dik strategisch plan moeten hebben inclusief doelgroep afbakening, segmentering, concurrentie analyses etc. Vervolgens had ik mijn weblog uitvoerig moeten laten testen door een focusgroep en met de ingewonnen nieuwe informatie had ik mijn ideeën kunnen bijsturen en verwerken in een  crossmediale communicatie strategie.

Bij websites, en de meeste andere vormen van interactieve media, werkt het net even anders. Je moet er wel goed over nadenken maar het belangrijkste is misschien wel om te beseffen dat het eigenlijk pas begint als het klaar is. Wat ik hier eigenlijk op z’n Cruyffiaans zeg is dat je communicatie- of marketingcampagne pas begint als het platform is gebouwd.

Na het lanceren van een website of online campagne ontstaat er een eindeloze cyclus van content ontwikkeling en aanpassingen in het design. Het is een continu leerproces waar bij iedere aanpassing weer nieuwe ervaringen worden opgedaan. Op de eerdere versie van deze website zag ik dat bezoekers vooral geïnteresseerd zijn in mijn weblog en dan vooral de artikelen over interactieve media en strategie, zoals dit artikel. Naast deze ontwikkeling kreeg ik zelf meer de behoefte om te laten zien welke projecten er lopen en welke er zijn afgerond. Tijd om mijn website aan te passen en wat je nu ziet is het resultaat.

Hoe gaat dit in zijn werk? Iedere keer als er iets wordt aangepast aan de website verander je ook het gedrag van de lezers, door met een goed statistisch systeem te monitoren wat er op je website gebeurt kun je telkens bijsturen. Regelmatig toevoegen van nieuwe artikelen is belangrijk maar het is minstens net zo belangrijk om het gedrag van je bezoekers regelmatig te meten en hier ook actie op te ondernemen. Kortom je focusgroep dat zijn je bezoekers.

Bij verschillende grote organisaties merk je dat er interesse bestaat in de onconventionele aanpak maar dat afdelingen en organisaties er nog niet op ingericht zijn. De ervaringen en resultaten uit het verleden komen meestal voort uit de conventionele aanpak en het is dus begrijpelijk dat vele organisaties voor een conventionele strategie kiezen om dat dit voor hun gevoel veiliger en dus beter is. Eigenlijk wel vreemd als je bedenkt dat 80% van de conventionele marketing campagnes niet of nauwelijks succesvol zijn. Bedenk dat geen enkele marketeer het nut zag van SMS en ook het belang van sociale netwerk sites als Hyves en Facebook werden lange tijd niet ingezien. Om in de toekomst wel tijdig in te kunnen spelen op dit soort ontwikkelingen dient men een andere strategie te ontwikkelen, eentje waarbij de communicatiecyclus tijdig bij te sturen is: een microstrategie.

Inspelen op de communicatiecyclus is veel meer dan een korte termijn tactiek het is een manier van denken, een visie op communicatie en op de manier waarop je communiceert. Door opgedane kennis en inzichten te integreren in je communicatiestrategie verklein je de afstand met je doelgroep en op termijn levert dat meer resultaat op dan een traditionele marketingcampagne. Het is wel belangrijk het einddoel helder te hebben maar hoe dit einddoel precies bereikt wordt hoeft nog niet omschreven te worden. Iedere volgende actie richting het einddoel is onderdeel van het leerproces. McKinsey beschreef dit proces al in 1996 en gaf het de naam “Staircases of Growth”

De communicatie wereld verandert zo snel dat alleen een microstrategie zorgt dat je tijdig in kunt springen op die veranderingen. Welke richting het uiteindelijk op gaat is nauwelijks te voorspellen. Wie voorzag bijvoorbeeld de financiële crisis? Het zijn onconventionele tijden en dat vraagt om een onconventionele aanpak.

No related posts.