De manier waarop we met informatie omgaan is de afgelopen jaren ingrijpend veranderd, de opkomst van nieuwe methodes om informatie uit te wisselen zijn enorm en dit biedt ook op het vlak van interne communicatie nieuwe mogelijkheden. In het bedrijfsleven wordt al volop geëxperimenteerd met nieuwe communicatiemogelijkheden maar de focus ligt vooral extern. De vraag is hoe je als organisatie gebruik kunt maken van deze nieuwe middelen om ook je interne communicatie te verbeteren.

Als het over interne communicatie gaat dan gaat over het algemeen vooral over intranet. Bij veel organisaties komt intranet lastig van de grond, vaak is het in de loop der tijd verworden tot een wildgroei aan documenten, pagina’s en verschillende systemen.  Een logische oplossing lijkt een herontwerp van het intranet en wellicht de aanschaf van een nieuw (user centered)systeem. Dit lost echter het probleem maar gedeeltelijk op.

Een intranet kan heel gebruiksvriendelijk zijn maar als de inhoud niet relevant is voor de medewerkers dan wordt het nog steeds niet goed gebruikt.  Hoe zorg je er dan voor dat je intranet wel relevant wordt? Hoe zorg je ervoor dat je intranet niet alleen bruikbaar is maar ook nuttig? Laat ik bij het begin beginnen.

In mijn ogen moet een intranet de volgende betekenis hebben voor een organisatie:

Een intranet heeft als doel om de werkorganisatie te informeren, faciliteren en stimuleren om daardoor efficiënter, productiever en innovatiever te werken.

Als je een intranet goed wilt opzetten dien je een afdeling (waarschijnlijk de communicatie afdeling) verantwoordelijk te maken en dient er een visie ontwikkeld te worden op alle rollen die het intranet speelt binnen de organisatie.

Het intranet heeft in de kern vier rollen:

Informatie: Bewaarplaats voor documenten
Communiceren: Corporate nieuws / weblogs
Samenwerken:  wikis en andere tools
Activeren: urenregistratie/boeken vergaderzaal

Het optimaal benutten van iedere rol hangt sterk samen met de infrastructuur van een organisatie en ook de organisatiestructuur en –cultuur zijn belangrijk.  Organisaties met een flexibele structuur vergen een andere aanpak dan organisatie met een formele of hiërarchische structuur.  Vaak zie je dat organisaties het intranet vooral gebruiken als informatieopslag en communicatie tool. De uitdaging is om zowel de organisatiebelangen (diensten, informatie) als ook het corporate belang (strategie, cultuur, corporate informatie) in het oog te houden.

Klinkt allemaal leuk op papier maar hoe werkt dit dan in de praktijk? Hoe kun je medewerkers stimuleren om het intranet te gebruiken en hoe kun je de bereidheid verhogen om kennis te delen en samen te werken.

Bedrijfsprocessen als activiteiten op intranet
Als eerste kun je in kaart te brengen welke bedrijfsprocessen er zijn die je ook via het intranet zou kunnen laten verlopen. Urenregistratie, het boeken van een vergaderzaal, het inzien van elkaars agenda en ga zo maar door. Vaak zijn er wel systemen voor maar zijn deze niet of slecht gekoppeld met het intranet. Als dit soort activiteiten via het intranet verlopen dan is het belang van een medewerker om naar het intranet te gaan al een stuk hoger.

Let wel op dat het wel allemaal functioneel moet zijn dus geen nieuwe systemen verzinnen met het doel om mensen naar het intranet te krijgen. Over het algemeen heeft iedereen het druk en je kunt dus beter voorkomen dat nieuwe activiteiten nog meer tijd in beslag nemen, sterker nog er moet gestreefd worden om het allemaal sneller en makkelijker te laten verlopen dan voorheen.

Samenwerking bevorderen via intranet
Intranet is ook een uitstekende tool om medewerkers informatie met elkaar te laten uitwisselen en te laten samenwerken. Om erachter te komen hoe je dit kunt faciliteren zul je moeten onderzoeken hoe er nu samengewerkt wordt en ook wie er met elkaar samenwerken. Vervolgens kun je bekijken of de samenwerking via het intranet efficiënter kan verlopen door middelen in te zetten die het samenwerken ondersteunen zoals wikis, versiebeheer, instant messaging, rating systemen, tagging en ga zo maar door. Hou hierbij ook rekening met de kennis van de medewerkers en de bereidheid om van dit soort tools gebruik te maken, het moet echt een toegevoegde waarde hebben.

Succesfactoren
Het integreren van een intranet is een lang traject en het is erg belangrijk dat het bestuur of de directie het eens is met de te varen koers.
Maak zoveel mogelijk meetbaar, dit is ook weer van belang voor het enthousiasme van de directie en je kunt hierdoor zelf ook beter je koers bepalen.
Zoek ambassadeurs, mensen die het leuk vinden om te schrijven en ook andere mensen enthousiast maken om het intranet te gebruiken.
Zorg dat andere systemen urenregistratie, agenda’s etc. enkel bereikbaar zijn via het intranet.

De komende periode zal ik regelmatig over interne communicatie gaan schrijven waarbij ik, ter inspiratie, succesvolle cases en interessante nieuwe middelen behandel.